過去のメールが見えないと言われたとき

Office関連

Exchangeキャッシュモードの設定について

Outlook 2016で1年以上前のメールが読めない?

よくOutlook 2016を使用しているユーザーから「1年以上前のメールが読めないんだけど、うちのポリシーって1年でメール消す設定になっているんだっけ?今すぐ、1年以上前に受信したメールを読みたいんだけど!」って言われます。

ただでさえ文句しか来ないのに、メールなんか消したらどんだけクレームを受けるか、分かったもんじゃないので、うちでは特に受信したメールを消したりアーカイブしたりの設定はしてません。

ということで、過去のメールも見れるように設定して行きましょう。

Exchangeキャッシュモードの期間を確認してみよう

OutlookにはExchangeキャッシュモードというものがあります。クラウド上にあるメールをPCにダウンロードして見れるようにするモードと思ってください。

その保存するモードですが、過去何年分のメールを保存するかを決められます。デフォルトだと「1年」と設定されているので、「すべて」に変更すると上記したクレームに対応できると思います。

どれだけ前の過去メールをダウンロードするか決める設定

Outlookを起動してファイルを選択します。

次に「情報」⇒「アカウントの設定」⇒「アカウント設定」をクリックします。

該当するアカウントを選択して「変更」ボタンをクリックします。

「過去のメールをダウンロード」で期間を設定します。まあ問い合わせしてくる方には「すべて」に設定するのがいいと思います。設定したら「次へ」ボタンをクリックしてください。

「完了」ボタンを押して、文言通りにOutlookを終了して再度立ち上げてください。

Outlookを立ち上げて下の方に表示されているステータスバーを確認すると進捗状況が確認できます。メールの容量が多い場合は結構時間がかかります。

処理中はOutlookが使用できない時間も発生するので、余裕をもって作業するといいと思います。